電磁的記録の検索機能は、現在使用しているシステムにおいて確保しなければならないのでしょうか。

いい質問ですね。実は、現在使用しているシステムで必ずしも検索機能を確保する必要はありません。変更前のシステムなど、他のシステムで検索機能が確保されていれば問題ないんです。

はい、電子帳簿保存法施行規則第2条第6項第5号の検索機能に関する規定では、特定の電子計算機についての定めがないんです。つまり、検索機能を満たせる電子計算機であれば、現在の業務で使っているものでなくても差し支えないということです。

典型的な例はシステム変更時ですね。新しい会計システムに移行したけれど、古いデータの検索は前のシステムでしかできない場合があります。このような時、前のシステムで検索機能が確保されていれば、新システムに検索機能がなくても法令要件を満たしているんです。

重要な注意点が一つあります。検索に使用する電磁的記録がスキャナ保存している電磁的記録と同一のものであることを確認できるようにしておく必要があります。データの同一性の確保が必須なんです。

例えば、ハッシュ値の比較やタイムスタンプの確認、バックアップデータとの照合などが考えられます。要は、検索対象のデータが改ざんされていないことを証明できる仕組みが必要ということです。

はい、例えば複数のシステムを併用している企業でも活用できます。メインシステムには検索機能がないけれど、サブシステムや専用の検索ツールで機能を確保している場合ですね。重要なのは、どこかのシステムで適切な検索機能が利用できることです。

その通りです。ただし、税務調査時には検索機能の提供が求められるので、いつでもアクセスできる状態にしておくことが大切です。法令要件を満たしつつ、実務に即した対応ができるのがこの制度の良い点ですね。

そうですね。電子帳簿保存法は複雑に見えますが、実務に配慮した規定も多いんです。正しく理解して、お客様の業務効率化に活かしていきましょう。