保存対象となるデータ量が膨大であるため複数の保存媒体に保存しており、一課税期間を通じて検索できませんが、問題はありますか。

よい質問ですね。実は多くの企業が同じような悩みを抱えています。まず結論から言うと、合理的な理由がある場合は例外的に認められるんです。

例えば、データ量が膨大で物理的に複数の保存媒体に分けざるを得ない場合や、中間決算を組んでいて半期ごとに帳簿を作成している場合、書類の種類ごとに異なるシステムで管理している場合などです。建設業の大手企業で、工事案件ごとに別々のサーバーでデータ管理をしているケースなどが典型例ですね。

その場合は、保存媒体ごと、または合理的な期間ごとに範囲を指定して検索できれば問題ありません。例えば、4月から6月分は第1サーバー、7月から9月分は第2サーバーというように分かれていても、それぞれで期間や金額の範囲検索ができれば要件を満たします。

実は、税務調査でデータのダウンロード要求に応じられる体制を整えていれば、複雑な検索機能は不要になるんです。この場合、取引年月日、取引金額、取引先という3つの基本項目で検索できれば十分です。

画像データをテキスト化できない場合でも、これらの基本情報を手入力して検索条件として設定すれば要件を満たします。例えば、請求書のPDFファイルでも、日付、金額、取引先名を別途入力しておけば問題ありません。

その通りです。そして、税務調査対応の体制整備を優先的に検討することをお勧めします。完璧な検索システムを構築するより、確実にデータを提供できる仕組みを作る方が現実的で効果的ですからね。