「速やかに」入力する場合で、やむを得ない事由によりおおむね７営業日以内に入力できない場合は要件違反となるのでしょうか。

いい質問ですね。結論から言うと、やむを得ない事由がある場合は、その事由が解消した後に直ちに入力すれば要件違反にはなりません。

まず原則を理解しておきましょう。「速やかに」入力するというのは、おおむね7営業日以内に入力することが基本です。これは紙の段階での改ざんリスクを減らすためなんです。

そうです。ただ、業種によっては必ずしも7営業日以内に入力できない場合もあります。例えば、毎日出社しない勤務形態の社員が受領した書類や、出張が多い営業担当者が受け取った領収書などですね。

例えば、担当者の急な病気や入院、自然災害による事務所の被災、システム障害などが考えられます。重要なのは、その事由が解消したら「直ちに」入力することです。

はい。例えば担当者が1週間入院して復帰したら、復帰後すぐに入力作業に取りかかる必要があります。復帰後さらに1ヶ月放置したら、それは認められません。

保存義務者の責めに帰すべき事由がある場合です。典型的なのは、スキャナのメンテナンスを怠って故障した場合ですね。

その通りです。定期的なメンテナンスをしていれば防げた故障や、単に入力を忘れていた、後回しにしていたというのは認められません。

災害の場合は、規則第2条第8項の宥恕措置があります。災害その他やむを得ない事情で要件を満たせなかったことを証明できれば、保存は認められます。

例えば、被災証明書や、システム障害の報告書などです。客観的に事実を示せる資料を残しておくことが重要ですね。

まず、原則として7営業日以内の入力を徹底すること。やむを得ず遅れる場合は、その理由と経緯を記録に残しておくことです。

特に決まってはいませんが、いつ何があって入力が遅れたのか、いつ事由が解消していつ入力したのかを明確にしておくことです。税務調査で説明できるようにしておくのがポイントですね。

完璧です。何より大切なのは、改ざん防止という電帳法の趣旨を理解して、誠実に対応することですよ。