「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは何日以内に入力すればよいのでしょうか。

いい質問ですね。結論から言うと、最長で受領から2か月とおおむね7営業日以内に入力すればOKです。

この期間は2つの要素に分かれているんです。「業務の処理に係る通常の期間」と「速やかに」という部分です。順番に説明しましょう。

まず「業務の処理に係る通常の期間」ですが、これは会社ごとに決めている業務処理サイクルのことです。

その通り!このサイクルは会社によって違いますよね。週次で処理する会社もあれば、月次の会社もある。ただし、取扱通達4-18で最長2か月までが認められています。

はい。そしてこの2か月は暦の上での2か月です。具体例を出しましょうか。

例えば、4月21日に請求書を受領したとします。業務処理サイクルが最長の2か月なら、6月20日までが「通常の期間」です。

そこから「速やかに」の期間が始まるわけです。

取扱通達4-17によると、おおむね7営業日以内とされています。

そうです。だから先ほどの例なら、6月20日からおおむね7営業日後、つまり6月末頃までに入力すれば要件を満たすことになります。

ただし、特別な事情で7営業日以内に入力できない場合もありますよね。

システム障害や担当者の長期不在などです。そういう場合は、その事由が解消した後、直ちに入力すれば「速やかに」と認められます。

実務では、会社の実態に合わせて業務サイクルを設定します。いくつか例を挙げましょう。

例えば、毎週月曜日に経理処理をする会社なら、業務サイクルは1週間ですよね。受領から1週間とおおむね7営業日以内に入力すればいいんです。

月末締めで処理する会社なら、受領から約1か月とおおむね7営業日以内。20日締めの会社なら、20日とおおむね7営業日以内という具合です。

そうです。ただし、実際の業務処理と整合性が取れていることが大前提です。形だけ2か月と設定しても、実際は毎週処理しているなら説明がつきませんからね。

いい質問ですね。主に重要書類に適用されます。

資金や物の流れに直結・連動する書類のことです。具体的には、請求書、領収書、契約書、納品書などですね。

一般書類の場合は、もっと緩やかな要件になっています。ただ、今回のテーマである「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに」は重要書類を念頭に置いてください。

3つあります。まず、自社の業務サイクルを明確に定めて文書化しておくこと。

そうです。2つ目は、実際の入力状況を記録しておくこと。税務調査で「本当に7営業日以内に入力していますか?」と確認されることがあります。

はい。そして3つ目は、例外的に遅れた場合の理由を記録しておくこと。システム障害などでやむを得ず遅れた場合、その経緯を説明できるようにしておきましょう。

完璧です!電子帳簿保存法は要件が細かいですが、一つ一つ理解すれば難しくありません。実務に合った運用を心がけましょう。