総務大臣が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプとはどのようなものでしょうか。

いい質問ですね。総務大臣が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプとは、電子データがある時点に確実に存在していたこと、そしてその時点から改ざんされていないことを証明する電子的な情報のことです。

その通りです。令和4年度の税制改正で、令和4年4月1日以降に保存する国税関係書類や電子取引データに付すタイムスタンプは、総務大臣の認定を受けたものに限定されました。これは、海外とのデータ流通も視野に入れて、より確実で安定的なタイムスタンプの利用を促進するためです。

よく勉強していますね。以前は一般財団法人日本データ通信協会の「タイムビジネス信頼・安心認定制度」というものがありました。令和4年4月から令和5年7月までは経過措置として、総務大臣認定と日本データ通信協会認定の両方が使えたのですが、その後この協会の認定制度は令和6年3月に廃止されました。

はい、2つの重要な要件があります。1つ目は、記録事項が変更されていないことを、保存期間を通じて確認できることです。2つ目は、課税期間中の任意の期間を指定して、その期間内に付したタイムスタンプを一括検証できることです。

税務調査が入った場合を想像してください。調査官が「令和5年4月から6月の領収書を確認したい」と言ったとき、その期間のタイムスタンプをまとめて検証できる必要があるということです。一枚一枚確認していたら効率が悪いですからね。

それなら、タイムスタンプの代替要件を検討してみましょう。訂正や削除の事実と内容を確認できるシステム、あるいは訂正削除ができないシステムを使っていれば、タイムスタンプの付与に代えることができます。

例えば、クラウド会計システムで、NTPサーバと同期して保存日時が客観的に証明されるものです。大手のクラウド会計ソフトの多くはこの機能を備えています。入力期間内にデータを入力したことが、システム側で証明できれば、別途タイムスタンプを付与しなくてもよいのです。

まず、使用しているシステムが総務大臣認定のタイムスタンプに対応しているか、または代替要件を満たしているかを確認することです。次に、令和4年4月以降の取引については、必ず新しい基準に適合したタイムスタンプまたはシステムを使用していることを確認してください。

その場合、早急にシステムの入れ替えや、タイムスタンプサービスの追加導入を検討する必要があります。電子帳簿保存法の要件を満たしていないと、青色申告の承認取消しなどのリスクもありますから、慎重に対応すべきです。

そうですね。電子帳簿保存法対応は、システム選定の段階から慎重に進めることが重要です。不明な点があれば、いつでも相談してください。