タイムスタンプは、｢一の入力単位ごと｣に付すこととされていますが、このタイムスタンプが一の入力単位ごとに検証できるものである場合には、書類種別や部署ごとの電磁的記録の記録事項にまとめて付してもよいのでしょうか。

いい質問ですね。結論から言うと、一定の条件を満たせば、まとめて付与することも可能なんですよ。

原則は確かに「一の入力単位ごと」です。でも、タイムスタンプが「一の入力単位ごとに検証できる」状態であれば、まとめて付与しても大丈夫なんです。

通常、複数のファイルをまとめてタイムスタンプを付けると、1つのファイルが改ざんされた時に、どのファイルが改ざんされたか特定できなくなりますよね。

その通り。でも「単ファイルのハッシュ値を束ねて階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術」を使えば、個別のファイルごとに検証できるんです。

例えば、営業部で1日に100枚の請求書をスキャンしたとしましょう。各ファイルからハッシュ値という「指紋」のようなものを作って、それらを束ねて階層構造にするんです。最終的に1つのタイムスタンプを付けても、どのファイルが改ざんされたか個別に検証できる仕組みです。

まさにその通り。だから書類種別ごと、例えば「請求書」「領収書」でまとめたり、部署ごとに「営業部」「経理部」でまとめてタイムスタンプを付与しても問題ないんです。

はい。総務大臣が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプでなければなりません。これには2つの要件があります。

1つ目は、記録事項が変更されていないことを、保存期間を通じて確認できること。2つ目は、課税期間中の任意の期間を指定して、その期間内のタイムスタンプを一括検証できることです。

その通りです。例えば「2024年4月から6月までの請求書」といった指定があれば、その期間のタイムスタンプをまとめて検証できる必要があります。

例えば、日次でスキャン作業をしている企業なら、毎日の終業時に部署ごとにまとめてタイムスタンプを付与するケースが多いですね。「経理部_2024年10月14日_請求書」というように整理して保存します。

ありますよ。ただし電帳法では、最長で「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに」タイムスタンプを付す必要があります。実務上は2ヶ月とおおむね7営業日以内が目安です。

まさに。そして重要なのは、自社が使っているシステムやサービスが、この「階層化技術」に対応しているかどうかを確認することです。

その場合は個別付与になりますね。ただ、最近の電子帳簿保存法対応システムは、ほとんどがまとめ付与に対応していますよ。導入前にベンダーに確認するといいでしょう。

はい。コストと運用の効率化を考えると、まとめ付与は有効な選択肢です。ただし、検証可能性を確保することが大前提ですから、そこは忘れないでくださいね。