武本税理士事務所・武本行政書士事務所
問30 受領の日からその業務の処理に係る通常の期間を経過した後おおむね７営業日以内にタイムスタンプを付しましたが、その後、経理担当者が電磁的記録の記録事項の確認を行ったところ、折れ曲がりなどのスキャンミスが判明し、再度読み取りを行うことが必要となりました。既に領収書の受領の日からその業務の処理に係る通常の期間を経過した後おおむね７営業日を経過してしまいましたが、どのように対応すればよいでしょうか。
おはようございます。今日はどうされましたか?
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先生、困ったことがありまして…先月受け取った領収書なんですが、受領後すぐに処理して7営業日以内にタイムスタンプも付けたんです。でも昨日確認したら、画像が折れ曲がっていて読めない部分があって。
なるほど、スキャンミスですね。それでもう7営業日は過ぎてしまっていると。
そうなんです。もう一度スキャンし直したいんですけど、期限を過ぎてしまっているので、紙で保存するしかないんでしょうか?
いえいえ、大丈夫ですよ。実は電帳法の一問一答【問30】に、まさにこのケースの救済措置が示されているんです。
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救済措置があるんですか?
はい。ただし3つの条件を満たす必要があります。まず1つ目は、当初の読み取りが適正な期間内に行われていたこと。これは既にクリアしていますね。
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はい、最初のタイムスタンプは期間内に付けました。
2つ目が重要です。スキャンミスに気付いてから、その業務処理に係る通常の期間を経過した後、おおむね7営業日以内に再度タイムスタンプを付けることです。
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ということは、昨日ミスに気付いたので、そこから最大2か月プラス7営業日以内に再スキャンすればいいんですか?
その通りです。でも実務では、できるだけ速やかに対応するのが望ましいですね。例えば月次処理のサイクルなら1か月プラス7営業日以内が目安になります。
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分かりました。あと3つ目の条件は何ですか?
これが一番注意が必要なんですが、ヴァージョン管理です。つまり、最初のスキャンミスがあるデータも削除せずに保存しておく必要があります。
え、ミスしたデータも残すんですか?
そうなんです。訂正削除履歴、いわゆるヴァージョン管理として両方のデータを保存することで、同一性を証明するんです。最初のデータと再読み取りしたデータが同じ領収書だということを示すためですね。
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なるほど。じゃあシステム上で「v1」「v2」みたいに管理するイメージですか?
まさにその通りです。例えば取引先A社の5月10日の領収書なら、「A社_20250510_v1.pdf」と「A社_20250510_v2.pdf」のように、両方を紐づけて保存するイメージです。
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分かりました! では今回のケースだと、昨日ミスに気付いたので、今日中にでも再スキャンして、元のデータも残しておけば問題ないということですね。
はい、完璧です。ただし、これはあくまでスキャンミスという特別な事由がある場合の救済措置です。単に入力を忘れていた場合は適用されませんので注意してください。
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もし単なる入力忘れだったら?
その場合は電子データとしての要件を満たさないので、紙のまま保存することになります。だからこそ、日々のチェック体制が重要なんですよ。
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今回は早めに気付いて良かったです。これから定期的にスキャン画像の品質チェックも業務に組み込みます!
その意識、素晴らしいですね。スキャナ保存は便利ですが、こういった細かなルールもありますから、継続的な確認が大切です。
【回答】
折れ曲がりなど当該領収書等と同一性が確認でき、①当初の読み取りについて、受領の日からその業務の処理に係る通常の期間（最長２か月）を経過した後おおむね７営業日以内にタイムスタンプが付されていること、②当該スキャンミスを把握してからその業務の処理に係る通常の期間（最長２か月）を経過した後おおむね７営業日以内に再度タイムスタンプを付していること、③当該スキャンミスした電磁的記録についても読み取りし直した電磁的記録の訂正削除履歴（ヴァージョン管理）に基づき保存している場合は、再度読み取り、タイムスタンプを付すことをもって、受領の日からその業務の処理に係る通常の期間（最長２か月）を経過した後おおむね７営業日以内にタイムスタンプが付されているものとして取り扱います。
【解説】
単純な折れ曲がりなどのスキャンミスがあっても、書面とデータの同一性が確認できる場合、ミス等があったことをもって、当該書面についてスキャナ保存が不可能となることは合理的とは考えられません。そこで、こうした場合には、同じ書類を再度読み取りし直すだけの対応も可能と考えられますが、受領等から入力・タイムスタンプの付与までに要する期間について一定の制限が設けられていることなどを踏まえると、可能な限り速やかに再読み取りを行っていただくことが妥当と考えられます。そこで、その折れ曲がりのある画像と再度読み取りを行う画像との同一性が明らかである場合、①当初の読み取りがその業務の処理に係る通常の期間（最長２か月）を経過した後おおむね７営業日以内に行われ、タイムスタンプも付されており、②当該スキャンミスを把握してからその業務の処理に係る通常の期間（最長２か月）を経過した後おおむね７営業日以内に再度タイムスタンプを付していて、③当該スキャンミスした電磁的記録についても読み取りし直した電磁的記録の訂正削除履歴（ヴァージョン管理）に基づき保存していることをもって、受領からその業務の処理に係る通常の期間（最長２か月）を経過した後おおむね７営業日以内にタイムスタンプが付されたものと考えることができます。
出所：国税庁