市販のヴァージョン管理ソフトを使用すれば、訂正又は削除の履歴の確保（ヴァージョン管理）の要件を満たしているといえるのでしょうか。

ああ、それもよくある誤解ですね。結論から言うと、市販のバージョン管理ソフトを使っているからといって、必ずしも電帳法の要件を満たしているとは限りません。

その通りです。でも、ソフトウェア業界で言う「バージョン管理」と、電帳法で求められる「バージョン管理」は、実は意味が違うんです。

一般的なバージョン管理ソフト、例えばGitやSubversionなどは、プログラムのソースコードを管理するためのものです。新しく作り直したものを第2版、第3版と関連付けていく手法ですね。

でも電帳法のスキャナ保存で求められるバージョン管理は、もっと厳格な要件があるんです。具体的には4つの要件を全て満たす必要があります。

はい。一つ目は「初版の保存」です。スキャナで読み取った電子データは必ず初版として保存して、既に保存されているデータを改訂したもの以外は第2版以降として保存されないこと。

では、Q社の請求書を例に説明しましょう。取引先から請求書を受け取ってスキャンしたら、これが「第1版」として保存されます。

その後、何か修正があってスキャンし直した場合、これが「第2版」になります。ここまでは普通のバージョン管理ソフトと同じですね。

でも重要なのは、「全く別の新しい請求書をスキャンした場合は、第2版にならず、別の第1版として扱う」ということです。

その通りです。一般的なバージョン管理ソフトだと、この区別が曖昧な場合があります。

「更新処理の制限」です。更新処理ができるのは一番新しいバージョンのみとすること、という要件です。

はい。例えば、第1版、第2版、第3版があったとします。このとき、第2版を修正して第4版を作る、という処理はダメなんです。

そうです。正しくは、直前の第3版を更新して第4版を作る必要があります。常に最新版から次のバージョンを作るというルールです。

履歴の整合性を保つためです。途中の版から新しい版を作ってしまうと、履歴の流れが複雑になって、改ざんの可能性が高まるからです。

正確です。電帳法では、そういう柔軟性は認められていません。直線的な履歴管理が求められます。

「削除と履歴の保持」です。削除は物理的に行わず、削除フラグを立てるなど形式的に行うこと。そして全ての版および訂正前の内容が確認できること、という要件です。

そうです。例えば、R社で実際にあった事例を紹介しましょう。

R社は市販の文書管理ソフトを使っていて、古い見積書を「削除」したんです。でもそのソフトでは、削除するとデータが完全に消えてしまう仕組みでした。

はい。電帳法では、削除しても「削除済み」というフラグが立つだけで、データ自体は残っていなければなりません。

その通りです。ゴミ箱に入れただけの状態、と考えると分かりやすいでしょう。

「削除データの検索」です。削除されたデータについても検索を行うことができること、という要件です。

そうです。税務調査の時に「削除された書類も含めて検索して提示してください」と言われることがあるからです。

その通りです。では、S社の事例を見てみましょう。

S社は、ある有名な文書管理ソフトを使っていました。「バージョン管理機能あり」と謳っていたので、電帳法対応だと思い込んでいたんです。

はい。そのソフトのバージョン管理は、上書き保存ではなく別ファイルとして保存する機能だったんです。つまり、第1版、第2版、第3版がそれぞれ独立したファイルとして存在する仕組みでした。

第2版を削除すると、本当に消えてしまうんです。削除フラグではなく、物理削除されてしまいました。

その通りです。S社は慌てて、電帳法対応を謳っている別のソフトに切り替えることになりました。

良い質問です。まず、ベンダーに対して具体的に4つの要件を満たしているか確認することです。

「初版の保存について、新規書類は必ず第1版として保存され、既存データの改訂のみ第2版以降になりますか?」と聞いてください。

「更新は最新版からのみ可能で、過去の版から新しい版を作ることはできませんか?」と確認します。

「削除は物理削除ではなく、フラグ管理で、削除後もデータは残りますか?」と聞きます。

完璧です。これら4つの質問に全て「はい」と答えられるソフトなら、要件を満たしている可能性が高いです。

最終的には、実際の動作を確認することをお勧めします。T社では、導入前にデモ環境で実際にテストをしました。

まず書類をスキャンして第1版を保存。次に修正版をスキャンして第2版を保存。それから第1版を削除してみる。削除後も検索で見つかるか確認する、という流れです。

そうです。さらに重要なのが、削除した第1版の内容が確認できるかどうかです。

見られることが大前提です。税務調査の時に「この削除された書類を表示してください」と言われたときに、ちゃんと表示できないと困りますから。

では、U社で実際にあった複雑なケースを紹介しましょう。

U社は取引先から2月1日付の見積書を受け取ってスキャンしました。これが第1版です。

ところが翌週、取引先から「見積内容を変更しました」と言って、新しい2月8日付の見積書が届いたんです。

このとき、新しい見積書をスキャンするわけですが、これは第2版になるべきでしょうか?

鋭いですね。これは「別の第1版」として扱うのが正解です。なぜなら、全く新しい書類だからです。

削除フラグを立てて、削除済みフォルダに移します。ただし、データ自体は残しておく必要があります。

その通りです。一般的なバージョン管理ソフトだと、この区別が難しい場合があります。

「電帳法対応」と書いてあっても、何の要件に対応しているのか確認することです。

はい。例えば、タイムスタンプ機能だけ対応していて、バージョン管理は非対応というソフトもあります。

その通りです。V社では、「電帳法対応」と書かれたソフトを購入したんですが、実は検索機能だけが対応していて、バージョン管理は非対応でした。

結局、別途タイムスタンプサービスを契約することになり、想定外のコストがかかってしまいました。

そうです。もう一つ重要なのが、ベンダーのサポート体制です。

電帳法の要件は時々改正されます。そのたびにソフトウェアもアップデートが必要になる可能性があります。

その通りです。W社は、安価な買い切り型のソフトを購入したんですが、開発が終了していて法改正に対応してもらえませんでした。

泣く泣く、サブスクリプション型の別のソフトに乗り換えることになりました。最初の投資が無駄になってしまったんです。

では、まとめましょう。市販のバージョン管理ソフトを使っても、必ずしも電帳法の要件を満たしているとは限りません。

正確です。初版の保存、更新処理の制限、削除と履歴の保持、削除データの検索、この4つです。

完璧です。そして「電帳法対応」という言葉だけで判断せず、何の要件に対応しているのか詳細を確認することも忘れずに。

良いですね。必要なら、私たちも一緒にベンダーとの打ち合わせに参加して、技術的な質問をサポートしますよ。

素晴らしい。この知識があれば、クライアントを適切にサポートできますね。バージョン管理は電帳法対応の要の一つですから、しっかりと押さえておきましょう。