１ヶ月分の取引がまとめて記載された納品書をスキャナ保存する場合、検索要件の記録項目については、記載されている個々の取引ごとの取引年月日その他の日付及び取引金額を設定する必要がありますか。

今日は、スキャナ保存の検索要件について質問があったそうですね

いい質問ですね。結論から言うと、必ずしもそうする必要はありません

ええ。実は2つの方法から選べるんです。1つ目は、おっしゃる通り個々の取引ごとに日付と金額を設定する方法。2つ目は、その納品書全体の発行日または受領日と、記載された取引金額の合計額で設定する方法です

例えば、10月1日から31日までの取引が記載されていて、納品書の日付が10月31日、合計金額が50万円だったとします。この場合、検索項目を『10月31日、50万円』として登録するだけでもOKなんです

そこは問題ありません。スキャンした画像データには全ての取引が記載されていますから、検索で書類を見つけた後、画像で詳細を確認できます

はい、ただし重要な条件があります。一度決めた方法は、各課税期間において一貫して適用する必要があるんです

その通り。例えば、A社からの納品書は合計額で、B社からの納品書は個別取引で、というように取引先ごとに変えるのは避けた方が無難です。会社の処理ルールとして統一しておくことが重要だと、顧問先に伝えてください

よく覚えていましたね。日付を個々の取引日で設定したなら、金額も個々の金額で。日付を納品書の発行日で設定したなら、金額も合計額で。このように対応させる必要があります

そういうことです。これは税務調査の際に、検索がスムーズに行えるようにするためのルールなんです

そうですね。実務的には合計額方式を採用している企業も多いですよ。ただし、どちらの方法を選ぶにしても、事前に社内でルールを決めて文書化しておくことをお勧めしてあげてください

電帳法の要件は複雑ですが、実務に合った運用方法を選択できるよう、柔軟性も持たせられているんです。分からないことがあれば、いつでも相談してくださいね