検索要件の記録項目である「取引金額」については、税抜・税込どちらとすべきでしょうか。

いい質問ですね。これ、実は多くの会社が迷うポイントなんです。基本的な考え方は、帳簿の処理方法に合わせるということです。

そうです。例えば、御社が税抜経理を採用しているなら税抜金額、税込経理なら税込金額で検索できるようにするのが原則です。

税務調査を考えてみてください。調査官はまず帳簿を見て、それから関連する請求書や領収書を確認していきます。例えば、帳簿に「仕入 100,000円」と税抜で記帳されているのに、検索システムで100,000円と入力しても該当する請求書が出てこなかったら、調査が非効率になりますよね。

その通り。検索要件は、税務調査の効率性を確保するために設けられているんです。だから帳簿と同じ金額体系で検索できることが重要なんですよ。

実はそこに柔軟性があって、書類に記載されている金額をそのまま使っても差し支えないとされています。つまり、税抜・税込を統一せず、請求書に書いてある金額をそのまま検索項目にしてもOKなんです。

はい。例えば、A社からの請求書は税込表示、B社からは税抜表示というように、取引先によってバラバラでも問題ありません。実務的にはこちらの方が入力の手間が少ないですからね。

理想は帳簿に合わせることですが、実務の負担を考えると書類記載の金額をそのまま使う方法も合理的です。ただし、検索する際に「この金額は税込だったかな、税抜だったかな」と迷わないように、運用ルールを決めておくことが大切ですね。

例えば「基本的に書類記載のまま」としつつ、検索時には税抜・税込両方の金額で試してみるとか、検索範囲を少し広めに設定するとか。要は、必要な書類がちゃんと見つけられる体制を作っておくことが重要なんです。

完璧です。どちらを選ぶにしても、社内で統一したルールを作って、誰でも検索できるようにしておきましょう。