単価契約のように、取引金額が定められていない契約書や見積書等については、検索要件における「取引金額」をどのように設定すべきでしょうか。

あ、それはよくある質問ですね。単価契約書や見積書のように取引金額が定められていない書類は、空欄または0円で設定して差し支えないとされています。

その通り。取引年月日、取引金額、取引先の3つが検索条件として設定できることが要件です。ただし、金額が定まっていない書類については空欄を認めるという考え方なんです。

例えば、「単価1,000円/個」と書いてあるだけで発注数が決まっていない単価契約書や、複数の選択肢を提示している見積書などですね。これらは契約時点では総額が確定していません。

いい指摘です。ここが重要なポイントで、空欄にする場合でも「取引金額が空欄である」ことを条件に検索できるようにしておく必要があります。

そうです。例えば、システムで「取引金額：空欄」や「取引金額：0円」で絞り込み検索できるようにしておくということです。これができないと、検索機能の要件を満たさないことになります。

その通り。システム上で「金額未定」の書類をグループとして検索できる仕組みが必要なんです。空欄か0円か、どちらにするかは会社のルールで決めればいいですが、統一しておくことが大切ですね。

はい。見積書は電子帳簿保存法上「一般書類」という重要度が相対的に低い分類になります。資金や物の流れに直結しない書類なので、入力期間の制限もなく適時に入力できますし、取引金額の扱いも柔軟なんです。

そうなんです。請求書は「重要書類」で厳格な要件がありますが、見積書は成約しない可能性もあるし、複数のパターンを提示することもあるので、より柔軟に扱えるようになっています。

それもまさに取引金額が確定していないケースですね。空欄または0円で登録して、検索は取引先名や日付を使うことになります。実際に受注したら、その時点で発注書や請求書という別の書類が発生しますから、そちらで金額検索ができます。

その理解で正解です。ただし、繰り返しになりますが、空欄で登録する場合は必ず「空欄の書類を検索できる機能」を確保しておいてください。これを忘れると要件違反になってしまいますから。

完璧です。実務では、マニュアルに「金額未定の書類は0円で統一」などと明記しておくと、担当者が迷わなくていいですよ。