「ダウンロードの求め（電磁的記録の提示・提出の要求）」に応じることができるようにしておく場合の当該電磁的記録の提出について、提出する際のデータの形式や並び順については決まりがあるのでしょうか。また、記憶媒体自体についても提示・提出する必要はあるのでしょうか。

いい質問ですね。実は、データ形式や並び順に統一的な決まりはないんです。ただし、いくつか重要な留意点がありますよ。

そうではないんです。税務職員が確認可能な状態で提出する必要があります。具体的には、「通常出力できるであろうファイル形式」で提供しなければなりません。

例えば、CSV形式やPDF形式など、特殊なソフトがなくても開ける一般的な形式ですね。独自の暗号化ファイルとか、特殊なアプリでしか開けない形式で出すのはダメということです。

そうです。ただし、ここで重要なのが、出力可能な形式でダウンロードを求められたのに、検索性に劣る別の形式で提出した場合、それは「ダウンロードの求めに応じることができるようにしていた」ことにならないんです。

例えば、税務職員が「CSV形式で」とか「データベース形式で」と求めたのに、PDFの画像ファイルで渡したら、検索性が大幅に落ちますよね。そういう対応は認められないということです。

その通りです。だから、システムを選ぶ時には、複数の形式でエクスポートできる機能があるか確認しておくことが大切ですよ。

並び順も特に決まりはありません。ただし、税務調査で効率的に確認できるように、日付順や取引先順など、ある程度整理された状態で提出するのが望ましいでしょうね。

いいえ、「ダウンロードの求め」は記憶媒体自体の提示・提出までを求めるものではありません。データを渡せばOKです。

それが、完全にゼロというわけでもないんです。税務調査では、税務職員が質問検査権に基づいて記憶媒体の確認を行う場合もあります。

はい。「ダウンロードの求め」とは別の権限で、サーバーやパソコン本体を確認したいと言われることもあり得るということです。ただ、これは通常のダウンロード対応とは別の話ですね。

そういうことです。ところで、「ダウンロードの求め」に対応できるようにしておくメリットは知っていますか？

実は、ダウンロードに応じられる体制を整えておけば、検索機能の要件が大幅に緩和されるんです。具体的には、範囲指定検索と組み合わせ検索の機能が不要になります。

その通り。取引年月日、取引金額、取引先の3項目で基本的な検索ができればよくて、「100万円以上500万円以下」といった範囲指定や、「2024年1月かつA社」といった複合検索の機能は必須ではなくなります。

そうなんです。ただし、ダウンロードに応じられる体制は必須です。税務調査の際に「データを出せません」では要件を満たさないことになってしまいますから、しっかり準備しておきましょう。

完璧です！あとは、実際にどうやってダウンロードするか、社内で手順を確認しておくことをお勧めします。いざという時に慌てないようにね。