電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存で認められているような索引簿方式による検索機能の確保については、スキャナ保存についても適用は可能でしょうか。また、適用が可能な場合には、電子取引のものと兼ねた一覧表や保存システムによることも可能でしょうか。

はい、スキャナ保存でも索引簿方式を使うことは可能です。実は、令和3年度の税制改正前から認められている方法なんですよ。

簡単に言うと、Excelなどで一覧表を作って、取引年月日、取引金額、取引先などを記録し、それぞれのファイル名と紐づける方法です。例えば、「2024年10月15日、A社、請求書、110,000円、ファイル名:20241015_A社_請求書.pdf」というように管理します。

その通りです。この方法なら、専用のシステムを導入しなくても検索機能の要件を満たせるので、中小企業にとっては導入しやすい方法ですね。

いいえ、同じ索引簿や保存システムを兼用することも特段問題ありません。

そうなんです。例えば、取引先から届く請求書は、紙で届いたものはスキャナ保存、PDFで届いたものは電子取引、という具合に入り混じることが多いですよね。これらを一つの索引簿で管理できれば効率的です。

例えば、Excelの一覧表に「保存区分」という列を作って、「スキャナ」「電子取引」と分けておくイメージです。日付、金額、取引先、ファイル名は共通で管理し、どちらの保存方法かを識別できるようにしておけばいいんです。

はい、重要な条件が一つあります。検索により探し出された記録事項のみが整然とした形式及び明瞭な状態で出力される必要があります。

つまり、検索した結果がゴチャゴチャせずに、きちんと見やすい形で表示・印刷できるようにしておくということです。例えば、A社の10月分の請求書を検索したら、それらだけが一覧で見られる状態にしておく必要があります。

その通りです。ただし、もう一つ注意点があって、スキャナ保存特有の他の要件は別途満たす必要があります。

例えば、スキャンしたデータのタイムスタンプや、訂正削除履歴の保存などですね。索引簿を兼用できるからといって、スキャナ保存の要件がすべて免除されるわけではありません。

そういうことです。ちなみに、索引簿方式を使う場合でも、検索機能の基本要件は満たす必要がありますよ。

取引年月日、取引金額、取引先の3項目で検索できることが基本です。さらに、本来は範囲指定検索と項目組み合わせ検索も必要なんです。

「100万円以上500万円以下」とか「2024年10月1日から10月31日まで」というように、範囲を指定して検索できる機能ですね。Excelならフィルターのオプションで「次の値以上」「次の値以下」を使えば対応できます。

「2024年10月」かつ「A社」かつ「10万円以上」というように、複数の条件を組み合わせて検索できる機能です。これもExcelの複数列のフィルターで実現できますね。

実は、ダウンロードの求めに応じられる体制を整えておけば、範囲指定と組み合わせ検索の機能は不要になります。

そうです。ただし、税務調査の時にデータをすぐに提出できる準備は必須です。索引簿に登録したファイルを一括でダウンロードできるような体制を作っておく必要がありますね。

完璧です！索引簿方式は中小企業にとって現実的な方法なので、しっかり運用ルールを決めて導入することをお勧めします。