適時に入力する方法が可能な一般書類とは、具体的にどのような書類が対象となるのでしょうか。

いい質問ですね。一般書類とは、資金や物の流れに直結・連動しない書類のことで、重要度が「低」とされている書類です。

そうです。例えば、請求書や領収書は実際にお金のやり取りに直結しますよね。でも、見積書や注文書は、まだ取引が確定していない段階の書類です。こういう書類が一般書類に分類されます。

国税庁の告示で定められているんですが、主なものを挙げると、まず契約申込書です。

はい。ただし、どんな契約申込書でもいいわけではなくて、別途定型的な約款があらかじめ定められている契約申込書に限られます。例えば、保険契約申込書、電話加入契約申込書、クレジットカード発行申込書などですね。

そうです。個別に条件を交渉して作る契約書は重要書類になりますが、定型フォーマットの申込書は一般書類として扱えます。次に、依頼書も一般書類です。

代表的なのは口座振替依頼書ですね。これも定型的な書類なので一般書類に分類されます。

検収書や商品受取書といった、受領・検収関連の書類も一般書類です。これは購入者側が作成する書類で、「商品を確かに受け取りました」という確認の記録ですね。

その通りです。商品を受け取った事実を記録するだけで、代金の支払いとは別の話ですから。そして、実務で特によく出てくるのが、見積書と注文書です。

見積書も注文書も、本体とその写しの両方が一般書類に該当します。つまり、取引先から受け取った見積書も、自社が発行した見積書の控えも、どちらも一般書類として扱えます。

もう一つ重要なのが、自己が作成した納品書の写しです。

そうなんです。ここがポイントで、取引先から受け取った納品書は物の流れに直結するので重要書類になります。でも、自社が発行した納品書の控えは一般書類として扱えるんです。

そういうことです。整理すると、一般書類の主なものは次の通りです。

一番大きいのは、入力期間の制限がないことです。「適時に入力」すればいいので、請求書のように「速やかに」とか「業務サイクル後速やかに」という厳しい期限がありません。

はい。ただし「適時に」というのは、税務調査などで必要になった時にきちんと提示できる状態にしておく、という意味ですから、放置していいわけではありませんよ。

グレースケールでの保存が認められるのも大きいですね。重要書類はカラー画像での保存が原則ですが、一般書類は白黒のグレースケールでOKです。

その通り。さらに、帳簿との相互関連性の確保が不要です。重要書類は帳簿の記載事項と相互に関連性が確認できるようにしておく必要がありますが、一般書類はその要件がありません。

例えば、会計ソフトの仕訳データから該当する請求書のPDFに飛べるようにする、といった仕組みですね。一般書類はそこまでしなくていいので、管理が楽になります。

カラーディスプレイやカラープリンタの備付け要件も不要です。重要書類を扱う場合は、カラーで表示・印刷できる環境が必要ですが、一般書類だけならその要件もありません。

そうなんです。ただし、検索機能などの基本的な要件は一般書類でも必要ですから、そこは忘れないでくださいね。

その理解で正解です。取引の流れの中で、書類の性質に応じて適切に区分することが大切です。最初は見積書で始まっても、最終的には請求書で確定するという流れを意識しておきましょう。