一般書類について、タイムスタンプはいつまでに付せばいいのでしょうか。

一般書類のタイムスタンプには、実は2つの方法があるんです。状況に応じて選べるようになっていますよ。

はい。1つ目は「速やかに付与する方法」、2つ目は「適時に付与する方法」です。

基本は書類を作成または受領してから、おおむね7営業日以内です。ただし、事務処理規程を定めている場合は、業務処理に必要な通常の期間、最長2か月を経過した後、おおむね7営業日以内でも大丈夫です。

その通りです。事務処理規程を整備しておけば、そういった効率的な運用ができます。これは重要書類と同じ扱いですね。

これが一般書類の特徴的な部分です。先ほどの期間を過ぎてしまった場合でも、スキャンする際に正しく読み取られていることを確認して、その都度タイムスタンプを付せばいいんです。

はい、一般書類ならそれで大丈夫です。入力期間の制限がないのが一般書類の大きなメリットなんです。

口座振替依頼書、検収書、見積書、注文書、自社で作成した納品書の控えなどですね。資金や物の流れに直結しない書類です。

正解です。ただし、「正しく読み取られていることを確認した都度」という部分が重要ですよ。スキャンしただけではダメで、ちゃんと読み取れているか確認してからタイムスタンプを付ける必要があります。

その通り。日常的に書類が発生するなら速やかに付与する方法、過去の書類を遡ってスキャンするなら適時に付与する方法が適していますね。

はい。ただし、柔軟だからこそ、ルールをしっかり理解して運用することが大切です。お客様にも丁寧に説明してあげてくださいね。