スキャナ保存について、「災害その他やむを得ない事情」を証明した場合には保存時に満たすべき要件が不要となる旨の規定が設けられていますが、そのような事情があれば、電磁的記録の保存自体不要になるのでしょうか。

いい質問ですね。でも、それは誤解なんです。災害があっても、電磁的記録の保存義務自体はなくならないんですよ。

この規定の趣旨は、災害などで保存要件を完璧に満たせなかった場合でも、その事情を証明できれば、要件を満たしていないことを許容するというものなんです。つまり、保存義務そのものは残るんですね。

例えば、地震で停電が続いてタイムスタンプが押せなかったとか、機器が故障して解像度が基準を満たせなかったとか、そういう場合ですね。要件を満たせなくても、データ自体は保存しておかなければならないんです。

それは、紙の書類を紛失した場合と同じ扱いになります。国税関係書類の保存がないことになりますね。

納税者の責めに帰すべき事由がない、つまり、納税者に過失がない場合には、単に書類が存在しないことだけで義務違反を問われることはありません。ただし、可能な範囲で書類を復元する努力は求められますよ。

例えば、取引先に請求書の再発行をお願いしたり、金融機関に取引履歴を照会したりするんです。できる限りの合理的な方法で書類を復元していただく必要があるんですね。

ありますよ。例えば、サーバーのメンテナンスを怠っていたとか、バックアップを取っていなかったとか、明らかに保存義務者の責任がある場合は、この措置は適用されません。

その通りです。それから、災害が収まった後に作成・受領する書類については、通常通り保存要件を満たしてスキャナ保存する必要がありますよ。

正解です。わかりやすく例えると、災害で警備システムが故障しても、宝物そのものは守らなければならない、という状況に似ていますね。警備体制、つまり保存要件を一時的に緩和してもらえますが、宝物、つまりデータ自体を失うことは許されないんです。

その通りです。クラウドストレージの活用や、複数拠点でのバックアップなど、災害時にもデータを守れる体制を整えておくことが大切ですよ。