規則第２条第６項第１号ロに規定する「各事務の処理に関する規程」及び同条第７項の「事務の手続を明らかにした書類」との違いは何でしょうか。

よく気づきましたね。この2つは混同しやすいんですが、明確な違いがあるんです。簡単に言うと、「規程」は企業の方針や基準を定めるもので、「手続書類」は具体的な作業マニュアルを定めるものなんですよ。

まず「各事務の処理に関する規程」ですが、これは「いつ、誰が、なぜ」といった組織的な枠組みを定めるものなんです。目的は、真実性を確保することですね。

改ざんなどの誘因を制限するために、業務サイクルに応じた入力事務を行うことを定めるんです。例えば、書類を受領してからどのタイミングでスキャンするか、誰が責任者なのか、といった企業全体の方針を規定するんですね。

規程には、目的、定義、運用体制として管理責任者や作業担当者、対象書類、入力の時期、例えば「受領後速やかに」とか「毎月末まで」とか、それから機能要件として真実性、機密性、見読性の確保方法、機器の管理と運用などが含まれます。

こちらは「どのように」という具体的な作業手順を定めるものなんです。目的は、適切な入力を確保することですね。

例えば、書類の受領者から経理責任者への引き継ぎ方法、スキャニングの準備を行う具体的な期日、スキャニング処理の詳しい方法、管理責任者による確認の手順、タイムスタンプの付与方法、電子化文書の保存場所と方法など、作業の流れを順序立てて記載するんです。

その通りです。具体例で比較してみましょう。例えば請求書のスキャン保存について、「規程」では「請求書は受領後1週間以内にスキャンし、経理部長が管理責任者となる」と定めます。一方、「手続書類」では「営業担当者が請求書を受領→翌営業日までに経理部に提出→経理担当者Aがスキャン準備→スキャナの設定を解像度200dpi以上、カラーモードで実施→スキャン後、経理部長が目視確認→確認後24時間以内にタイムスタンプ付与→サーバーの○○フォルダに保存」といった具合に記載するんです。

正解です。規程は経営層や管理職が決定する企業方針レベルの内容で、手続書類は現場の作業者が日々参照する作業マニュアルレベルの内容なんですね。

はい、どちらもスキャナ保存の要件として必要です。規程は第2条第6項第1号ロで、手続書類は第7項で、それぞれ別に規定されているんです。

スキャナ保存の要件を満たさないことになりますね。例えば、詳細なマニュアルはあるけど企業としての規程がない、あるいは規程はあるけど具体的な手順書がない、といった場合は不十分なんです。

その通りです。規程で大方針と責任体制を明確にし、手続書類で具体的な作業手順を定める。この両輪が揃って初めて、電子帳簿保存法の要件を満たすスキャナ保存体制が整うんですよ。

完璧です。電子帳簿保存法の導入支援では、この2つの書類の違いをしっかり理解して、クライアントに適切な体制を構築してもらうことが重要ですよ。