スキャナ保存の要件を満たさず保存されている電磁的記録は、どのように取り扱われるのですか。

おはようございます。今日はスキャナ保存について質問があるそうですね。

それは重要なポイントですね。結論から言うと、要件を満たさない電磁的記録は、各税法上の保存書類として認められません。

そうなんです。電子帳簿保存法では、法第4条第3項後段の規定で保存していても、要件を満たしていなければ国税関係書類とはみなされないんです。これが法8条1項で定められています。

例えば、請求書をスキャナ保存していて、要件不備で認められなかったとします。そして紙の原本も既に廃棄していた場合、仕入税額控除が否認される可能性があります。

はい、最悪の場合青色申告の承認取消しもあり得ます。ただし、これは機械的に取り消されるわけではありません。

保存義務の不履行の程度、記帳状況、改善可能性などを総合的に見て、「真に青色申告するにふさわしくない」と認められるかを検討します。一度のミスですぐに取り消されるわけではないということです。

まずはその原因や経緯をまとめて記録しておくことが重要です。タイムスタンプの付与漏れなのか、解像度の問題なのか、検索要件の不備なのか、原因を明確にしておきましょう。

定期的なチェック体制が大切ですね。特にタイムスタンプの付与、解像度200dpi以上の確認、検索機能の整備など、基本要件を月次でチェックするのがおすすめです。

その姿勢が大事です。スキャナ保存は便利ですが、要件を守ってこそ効力を発揮しますからね。