公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により認証されたソフトウェア等とはどのようなものでしょうか。

良い質問ですね。JIIMA認証されたソフトウェアとは、電子帳簿保存法の機能要件に適合しているとJIIMAが確認したソフトのことです。

そうです。JIIMAが機能の仕様を詳しくチェックして、法的要件を満たしていると判断したものに認証を出しています。

以前は、ソフトウェアが電子帳簿保存法に対応しているかどうか、商品の表示だけに頼っていたんです。メーカーが「対応しています」と言っているだけで、本当に要件を満たしているか分からなかった。

そこで、申請者が安心してソフトを選べるように、第三者機関であるJIIMAが認証する制度が始まったんです。予見可能性を高めるのが目的ですね。

いいえ。制度開始当初は電子帳簿とスキャナ保存だけでしたが、令和3年4月以降は電子書類と電子取引についても認証を行っています。

認証を受けたソフトは認証ロゴを使用できます。製品の梱包材、マニュアル、仕様書、メーカーのウェブページなどに掲載されていますよ。

はい、3つの方法があります。1つ目は今言った認証ロゴ、2つ目は取扱説明書に記載されている認証番号を確認する方法です。

JIIMAのホームページにある認証製品一覧表をチェックする方法です。国税庁のホームページからもリンクが貼られているので、簡単にアクセスできますよ。

そこが注意点なんです。JIIMA認証は機能要件だけを確認したものなんですよ。

そうなんです。例えば、操作マニュアルなどのシステム関係書類の備付けや、事務処理規程の整備といった運用面の要件も満たす必要があります。

例えば、ある会社がJIIMA認証を受けた最新のスキャナソフトを導入したとします。でも、スキャン作業の手順を定めた事務処理規程を作っていなかったら、要件を満たさないことになります。

まさにその通り。JIIMA認証は「このソフトには必要な機能がありますよ」という証明であって、「このソフトを使えば何もしなくても大丈夫」という意味ではないんです。

その姿勢が大切です。JIIMA認証は信頼できる目安ですが、それに加えて規程類の整備、マニュアルの作成、社内教育なども併せて提案してください。

良いですね。電子帳簿保存法対応は、技術と運用の両方が揃って初めて完成するものですから。