スキャナ保存した電磁的記録に関連して改ざん等の不正が把握されたときには重加算税が加重されるとのことですが、具体的にはどのような場合に加重の対象となるのでしょうか。

いい質問ですね。ポイントは『隠蔽または仮装された事実が電磁的記録に記録されている』かどうかなんです。

そうです。つまり、デジタルデータそのものに不正の痕跡が残っている状態を指します。大きく分けて3つのパターンがありますよ。

まず1つ目は、スキャナ保存した電磁的記録を直接削除したり改ざんしたりするケースです。例えば、売上の請求書データを削除して売上除外したり、経費の領収書データの金額を書き換えて経費を水増しするような場合ですね。

2つ目は、保存された記録の内容が取引実態を反映していない場合です。架空の取引を作ってスキャナ保存するようなケースが該当します。

そして3つ目が意外と見落とされがちなんですが、紙の段階で不正を行ってからスキャンした場合も対象になるんです。

はい。例えば領収書を受け取った後、スキャンする前に金額を書き換えてからスキャナ保存した場合、その不正が電磁的記録に記録されてしまいますよね。

その通りです。スキャナ保存制度は、タイムスタンプやバージョン管理などの要件を守ることで電磁的記録の真実性を確保する仕組みなんです。これらの要件に違反すると、仕入税額控除が否認されたり、青色申告の承認が取り消されたりする可能性もあります。

そうなんです。だからこそ、スキャナ保存を導入する際は、社内のチェック体制をしっかり整えることが重要です。不正を防止する仕組みづくりが、結果的に会社を守ることになりますよ。