タイムスタンプの代替要件として他者が提供する一定のクラウドサーバを利用してスキャナ保存を行っていますが、現在利用している旧サービスから新たなサービスに移行したい場合、どのような対応をすればいいですか。

よくある質問だね。電子帳簿保存法では、データの非改変性が継続して確保されていることが何より重要なんだ。単純にデータをコピーするだけじゃダメなんだよ。

移行時には3つのポイントがある。まず1つ目は、スキャナデータ本体だけじゃなく、保存した時刻、それから改変されていないことを証明する情報、これら全てを改変せずに移行することだね。

そうそう。例えば、2023年10月15日に保存した請求書のスキャンデータがあったとする。新しいシステムに移行した後も、この「2023年10月15日に保存された」という情報が正確に残っていないといけないんだ。

タイムスタンプの代替要件を使っていた場合、移行データに正式なタイムスタンプを付与する必要がある。これは重要だよ。

その通り。旧システムでは「他者が提供するクラウドサーバ」という環境で非改変性を担保していたけど、移行中はその環境から出てしまうからね。だから移行時点でタイムスタンプを押して、「この時点で確かにこのデータが存在していた」ことを証明するわけだ。

仕様書の作成だね。移行するデータの内容や構造を整理した仕様書を作成して、移行先に渡す必要がある。これがないと、データが全部移行されたかどうか確認できないからね。

例えば、「請求書データ5,000件、領収書データ3,000件、契約書データ500件」といった件数の情報や、ファイル形式、フォルダ構造、メタデータの種類なんかを明記する。移行前と移行後で同じ件数があることを証明できるようにするんだ。

JIIMA、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が「電帳法スキャナ保存におけるデータポータビリティガイドライン」というものを公開しているよ。タイムスタンプ付与代替要件でのデータ移行について詳しく書かれているから、必ずチェックするように伝えてあげて。

その理解で合っている。あと重要なのは、旧システムのデータ保存時刻が、NTPサーバと同期していて客観的に正確だったことを証明できるようにしておくこと。これが電子帳簿保存法のタイムスタンプ代替要件の前提だからね。

まさにその通り。クラウドサービスの移行は技術的な問題だけじゃなくて、法令要件を満たすための手続きでもあるから、事前準備をしっかりやることが大切だよ。