問51 当社は、自己の業務システムで作成した適格請求書を出力し、書面で交付しています。適格請求書発行事業者は、交付した適格請求書の写しを保存しなければなりませんが、書面で交付した適格請求書の写しとして、当該システムで作成したデータを保存することも認められますか。

【答】
適格請求書発行事業者には、交付した適格請求書の写しの保存義務があります(新消法57の4E)。

 

こうした国税に関する法律の規定により保存が義務付けられている書類で、自己が一貫して電子計算機を使用して作成したものについては、電帳法に基づき、一定の要件を充たすことについて所轄税務署長の承認を受けたとき、電磁的記録による保存をもって書類の保存に代えることができるとされています(電帳法4A)。

 

なお、作成したデータでの保存に当たっては、次の要件を満たす必要があります。

@ 適格請求書に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと(電帳規3@三、A)
A 適格請求書に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと(電帳規3@四、A)
B

適格請求書に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと(電帳規3@五、A)

取引年月日、その他の日付を検索条件として設定できること
日付に係る記録項目は、その範囲を指定して条件を設定することができること

(参考) 電帳法上の保存方法等については、国税庁ホームページに掲載されている、「電子帳簿保存法取扱通達解説(趣旨説明)」や「電子帳簿保存法(Q&A)」を参考としてください。

 

出所:国税庁

 

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