問52 当社は、適格請求書の交付に代えて、適格請求書に係る電磁的記録を提供しています。提供した電磁的記録については、保存しなければならないとのことですが、どのような方法で保存すればよいですか。

【答】
適格請求書発行事業者は、国内において課税資産の譲渡等を行った場合に、相手方(課税事業者に限ります。)から求められたときは適格請求書を交付しなければなりませんが、適格請求書の交付に代えて、適格請求書に係る電磁的記録を相手方に提供することができます(新消法57の4@D)。

 

その場合、適格請求書発行事業者は、提供した電磁的記録を

 

・電磁的記録のまま、又は
・紙に印刷して、

 

その提供した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間、納税地又はその取引に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければなりません(新消法57の4E、新消令70の13@、新消規26の8)。

 

また、その電磁的記録をそのまま保存しようとするときには、以下の措置を講じる必要があります(新消規26の8@)。

@

次のイ又はロのいずれかの措置を行うこと

適格請求書に係る電磁的記録の提供後遅滞なくタイムスタンプを付すとともに、その電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと(電帳規8@一)
電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行うこと(電帳規8@二)
A 適格請求書に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム概要書の備付けを行うこと(電帳規3@三、8@)
B 適格請求書に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと(電帳規3@四、8@)
C

適格請求書に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと(電帳規3@五、8@)

取引年月日、その他の日付、取引金額その他の主要な項目(請求年月日、請求金額、取引先名称等)を検索条件として設定できること
日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること

他方、適格請求書に係る電磁的記録を紙に印刷して保存しようとするときには、整然とした形式及び明瞭な状態で出力する必要があります(新消規26の8A)。

 

(参考) 電帳法上の保存方法等については、国税庁ホームページに掲載されている、「電子帳簿保存法取扱通達解説(趣旨説明)」や「電子帳簿保存法(Q&A)」を参考としてください。

 

出所:国税庁

 

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